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Conseils

Trucs & astuces

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Quoi, qui, où, quand et pourquoi ?

Avant la planification concrète, esquissez le concept. L’événement doit être adapté à votre établissement et à votre localité et être conçu par rapport à un groupe cible. Déterminez aussi les objectifs de votre manifestation et choisissez une date ou une période.
Pour commencer, il est conseillé d’effectuer un brainstorming avec toute l’équipe ou avec des clients et amis. Surveillez aussi la concurrence et le calendrier d’activités de votre région : qu’entreprennent les autres chefs d’établissement horeca ? Quand ont lieu les grands concerts, premières ou spectacles télévisés ? Votre événement ne doit pas entrer en concurrence avec d’autres manifestations attrayantes.
Voici quelques événements possibles : soirée Quiz, musique live, karaokés, dégustations de bière, food pairing, bière du mois, fête de Noël ou du Nouvel An, offre spéciale pour la Saint-Valentin, soirées Coupe du Monde FIFA, soirées étudiants. Faites appel à une agence événementielle si nécessaire.

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Calculez de manière professionnelle et réaliste

Estimez les dépenses prévisibles et adaptez régulièrement votre calcul au fur et à mesure que progresse la planification. Scindez votre budget en différents domaines tels que personnel, accessoires, décoration, matériel, alimentation & boissons, publicité, autorisations, etc.
Recherchez au moins 6 mois à l’avance des sponsors, auxquels vous offrirez une visibilité professionnelle durant l’événement. Informez-vous également sur une aide financière éventuelle  de votre commune. Si vous collaborez avec d’autres responsables d’établissements horeca, financez l’événement ensemble. Vous pouvez aussi demander un droit d’entrée. Dans ce cas, ne tardez pas à lancer la vente de billets ! 

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Pensez à toutes les administrations

Informez-vous auprès de la ville pour savoir quelles autorisations sont nécessaires pour votre événement. Pensez aux licences pour la vente de boissons, aux droits liés à la musique et à la TV, à l’autorisation pour les grands écrans et au volume sonore. Dans certains cas, la demande doit être introduite auprès de l’administration 6 mois à l’avance.
Présentez toujours une copie de votre plan de manifestation à l’administration concernée. Vous montrerez ainsi votre professionnalisme et éviterez les réponses tardives ou les refus. Des autorisations de la police et des pompiers sont parfois nécessaires.

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Planification étape par étape

On ne planifie pas un événement tout seul. Composez une équipe d’organisation regroupant une diversité de connaissances, d’expériences, d’intérêts et de capacités afin de planifier et d’organiser l’événement. Envisagez aussi de faire appel à des bénévoles.
Il est important d’avoir une répartition claire des tâches et des délais stricts pour les différentes étapes à réaliser. Planifiez régulièrement des réunions afin de discuter des prochaines étapes, qui seront suivies par des rapports et des listes d’action. Grâce à la checklist ci-dessous, vous n’oublierez jamais un élément important.

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Constituez une équipe bien préparée

La réussite de votre événement dépend aussi de votre équipe : pourront-ils créer l’atmosphère adéquate pour l’événement ?
Faites appel à suffisamment de collaborateurs, mettez éventuellement plus de membres de l’équipe en stand-by pour les moments de forte affluence et veillez à ce que votre personnel soit reconnaissable pour les visiteurs, par ex. au moyen de vêtements spéciaux. Veillez à une répartition claire des tâches. Planifiez un briefing du personnel avant l’événement et utilisez un scénario.

» Téléchargement : scénario pour événements 

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Servez la nourriture et les boissons adéquates

Ajustez votre assortiment au groupe cible. Que boivent-ils et que mangent-ils normalement dans votre établissement ? Faites éventuellement appel à un traiteur, mais vérifiez toujours ses références au préalable.
Votre représentant de la brasserie se fera un plaisir de vous aider lors du calcul des quantités de bière. Selon la taille de votre événement, il peut être intéressant de prévoir des bars mobiles supplémentaires. Faites en sorte qu’il soit intéressant pour les groupes de commander des pichets ou des seaux à glace. Cela vous fera gagner du temps au niveau du service ! Le système de paiement avec des jetons a également fait ses preuves pour réduire le temps d’attente aux stands de bière. Vendez les jetons séparément à plusieurs endroits et appâtez le client avec des offres telles que « 12 pour le prix de 11 ».
Une liste d’achat pour la nourriture et les boissons peut s’avérer utile pour de futurs événements. Informez-vous à l’avance auprès des fournisseurs pour savoir si vous pouvez leur restituer les marchandises invendues.

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Veillez à disposer de tout le matériel nécessaire

Arrangez-vous pour disposer si nécessaire d’une scène, d’enceintes, d’amplis et d’un jeu de lumières ! Il se peut que vous fassiez appel à un photographe ou que vous utilisiez des écrans TV, du mobilier supplémentaire, des petites échoppes ou une tente, si vous voulez étendre l’événement à votre terrasse ou jardin.
Assurez-vous de la disponibilité d’un nombre suffisant de prises de courant et prévoyez un groupe électrogène de secours en cas de problème.
Vos clients aiment pouvoir commander aisément leurs bières. Offrez-leur dès lors suffisamment d’échoppes et de comptoirs ! De plus, les fûts de bière doivent pouvoir être changés sans problème. Les livreurs ont également besoin de suffisamment d’espace. Suivant la taille de l’événement, prévoyez une entrée et une sortie séparées ou une zone VIP.

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Mettez la sécurité au premier plan

Utilisez uniquement des matériaux ininflammables ou ignifuges, veillez à disposer d’une équipe de premiers secours et d’accessoires appropriés. Faites un plan où vous indiquez les éventuels dangers, issues de secours et extincteurs, et distribuez-le à votre personnel.
Surveillez l’accès au site et réservez-vous la possibilité de le réglementer en cas de nécessité. Pensez à votre couverture d’assurance nécessaire, qui doit englober au moins l’assurance responsabilité civile et la garantie de dommages causés aux biens. Faites aussi attention au service responsable d’alcool et à l’âge légal de consommation de vos clients. Utilisez la formation en ligne AB InBev pour tester vos connaissances dans ce domaine et former votre personnel !

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Mettez votre événement en lumière

Vous voulez avoir autant de clients que possible à votre événement ? Misez sur la publicité, beaucoup de publicité ! Préparez-vous bien, lancez votre campagne à temps et faites de la publicité sur votre site web, sur les médias sociaux, à l’aide d’affiches, de flyers et d’annonces publicitaires, dans la presse et à l’aide de newsletters. Laissez ensuite les clients et fans répandre le message sur Facebook et Twitter !
Après votre événement, postez des photos et vidéos, qui feront apparaître votre établissement sous son meilleur jour. Vous trouverez une multitude d’infos utiles dans le téléchargement !

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Divertissez vos clients avec une soirée Quiz

La soirée Quiz fait partie des moyens les plus divertissants et les moins onéreux d’attirer davantage de clients lors des soirées plus calmes. Organisez un Quiz unique ou régulier sur des thèmes donnés tels que le sport, la musique, la Coupe du Monde FIFA, James Bond, etc. Les questions peuvent être illustrées au besoin à l’aide de vidéos, photos et extraits sonores. Vous pouvez l’organiser vous-même ou engager une agence – vous trouverez des offres en ligne à des prix raisonnables.
Si vous assurez vous-même l’organisation, vous aurez besoin d’un animateur qui aime parler en public et saura diriger le jeu avec humour et intelligence. Il/elle s’occupera de la caisse à l’entrée, dépouillera les fiches contenant les réponses et veillera à ce que tous les participants respectent bien les règles.
Notez bien que même dans les plus petits cafés, l’animateur doit disposer d’un micro. Veillez à interdire l’utilisation de téléphones portables pour chercher les solutions. Offrez un prix pour récompenser le vainqueur et prévoyez de nombreuses pauses, afin de permettre aux clients de passer commande. Et que vous l’organisiez vous-même ou non, n’oubliez pas d’annoncer la soirée Quiz bien à l’avance !

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Boostez votre établissement grâce à la musique live

La musique live attire des (nouveaux) clients, qui généralement restent et continuent de boire après le concert. Choisissez le groupe ou le chanteur en fonction de votre établissement. Lorsque vous avez trouvé un groupe, essayez de le voir jouer dans différents lieux. Veillez à faire signer un contrat officiel à l’artiste. Vous aurez en outre besoin d’une scène, des accessoires techniques nécessaires et d’un technicien du son – certains groupes amènent leur propre technicien. Organisez une zone backstage confortable pour le groupe.
Faites éventuellement payer l’entrée pour la soirée concert. Et n’oubliez pas d’annoncer le concert en grande pompe !

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Transformez votre établissement en eldorado du football

Le « public viewing » de la Coupe du Monde de la FIFA™ dans votre établissement est idéal pour booster vos ventes. Assurez-vous d’avoir toutes les autorisations, de nombreux écrans TV et des décorations pour créer l’atmosphère adéquate (comme des calendriers Coupe du Monde FIFA avec dates et horaires).
Orientez toutes les chaises et tous les bancs face aux écrans et enlevez quelques tables si nécessaire pour qu’il y ait davantage de places assises. Délimitez une zone VIP dans laquelle les clients pourront profiter par ex. d’un service à table exclusif et de snacks gratuits. Vous pouvez prendre des réservations pour les meilleures places.
Les soirs de matches, supprimez tous les plats qui nécessitent des couverts, et limitez l’offre aux hamburgers, hot dogs, nachos et autres fingerfood. Pour la zone extérieure en particulier, il est recommandé d’utiliser des verres en plastique solides. Si vous utilisez des verres normaux, demandez à l’équipe de ramasser régulièrement les verres vides et de nettoyer rapidement les débris de verre.
Pour attirer les clients avant le début du match, organisez un quiz sur le football, un tournoi de kicker ou un concours de jeux vidéo. Pour les inciter à rester également après le coup de sifflet final, pensez à un karaoké avec des chansons de football, des snacks gratuits, de la musique live et des DJ.
Soutenez aussi les petites équipes : attirez du monde durant les matches plus calmes en proposant aux clients des divertissements thématiques, comme se peindre le visage dans les couleurs de l’équipe, ou organisez un barbecue dans votre établissement, si vous avez de l'espace en suffisance.
Les représentations live dans votre établissement doivent être annoncées de manière offensive avec des affiches aux fenêtres ainsi que sur Twitter et Facebook, où vous pouvez poster les heures des rencontres les soirs de Coupe du Monde FIFA, des offres alléchantes et des bons à télécharger.
Vu que certains matches se poursuivent jusque tard dans la nuit, tenez à la disposition de vos clients des numéros de taxi et des informations sur les bus et trains nocturnes.

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Transformez vos clients en connaisseurs de bière

Tout comme la soirée quizz, la dégustation de bière est idéale pour attirer davantage de clients lors des soirées plus calmes. Sélectionnez cinq ou six bières (ou plus si des connaisseurs de bière expérimentés se trouvent parmi les participants) et débutez la dégustation par un petit exposé sur l’histoire de la bière, le processus de brassage et les différents ingrédients. Parsemez la dégustation de petites anecdotes afin d’amener un peu de diversité.
Proposez les bières une par une à la dégustation en finissant par la bière ayant le taux d’alcool le plus élevé. Quels sont les goûts perçus par vos participants ? Distribuez des formulaires pour que les participants puissent prendre des notes et/ou utilisez une roue des arômes.
Pour terminer la soirée en beauté, organisez une dégustation à l’aveugle et offrez éventuellement un prix au vainqueur. Annoncez la dégustation de bière à l’avance par e-mail, à l’aide d’affiches, sur le site web et dans les médias sociaux.

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Faites découvrir à vos clients l’association de bières & de plats

Saviez-vous que la bière a une palette gustative beaucoup plus large que le vin ? Les arômes vont de fleuri, fruité, épicé, sucré et caramel à des touches fumées, d’herbes, de pain et de noix.
Ainsi, une bonne bière peut accompagner tous les plats et se déguster à l’apéritif et à l’entrée tout comme au plat principal et au dessert. On peut être surpris du nombre de bières qui s’associent très bien également aux snacks et tapas.
Expliquez à vos clients pourquoi telle bière accompagne bien tel plat, en passant en revue toute la gamme de combinaisons !

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Tirez des enseignements de chaque événement

Prenez pour habitude d’évaluer vos événements une fois terminés – vous en tirerez de précieux enseignements pour la prochaine manifestation ! Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? Demandez aussi l’avis sincère de votre équipe et de quelques clients fidèles.

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Collaboration pour un rendement maximal

Moins de frais et plus de clients – tels sont les avantages d’un projet commun, que vous pouvez initier avec d’autres responsables d’établissement CHR ou d’autres partenaires tels que des magasins, des associations ou des fournisseurs. Veillez en tout cas à faire signer un contrat écrit à votre partenaire de projet afin d’éviter tout malentendu. 

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Proposez votre établissement pour des fêtes et séminaires

Obtenez encore plus de visibilité en louant votre établissement pour différentes manifestations. Vous disposez d’une grande salle ? Elle peut accueillir des mariages, des défilés de mode, des conférences et des petites expositions. Les espaces plus petits peuvent aussi être loués pour l’organisation de séminaires, de réunions d’affaires et de présentations de produits.
Indiquez expressément sur votre site web la possibilité de louer votre établissement en partie et/ou de manière exclusive. Les évaluations de clients rendront votre offre encore plus attrayante : demandez à vos clients satisfaits un petit témoignage que vous publierez sur votre site web.